疫情之下，企業(yè)IT外包策略及避坑指南

    今年由于疫情的影響，市場競爭日趨激烈，國際經濟形勢不明朗，致使很多企業(yè)資金緊張。然而面對消費市場變化、企業(yè)互聯網化以及企業(yè)精細化管理的不可逆浪潮，企業(yè)還需投入資金來繼續(xù)數字化、信息化的建設。后疫情時代，企業(yè)為了“活得更久一點”，開始采取各種開源節(jié)流的方法，于是，IT外包策略又成為業(yè)內備受關注的話題。
    越來越多的企業(yè)傾向于將某些應用系統(tǒng)、基礎設施和部分非核心系統(tǒng)運維事務外包給IT運維服務商。對企業(yè)的IT信息部門來說，選擇IT外包服務，經濟成本更低，產出更高，比自建IT團隊好處更多。但是，技術外包行業(yè)由于其專業(yè)性，易于魚目混雜，稍有不慎，就會落入陷阱。
    在此之前，CIO發(fā)展中心也發(fā)表過《數字化轉型中，如何在自建隊伍和外包之間選擇》，詳細分享了業(yè)內大咖在外包策略方面的真知灼見。因此，面對經濟發(fā)展和IT建設的雙方面挑戰(zhàn)，企業(yè)不僅要選擇更具有經濟效益的方法，更要嚴格考察合作對象，確保對方水平，并且在企業(yè)不同的發(fā)展階段，借鑒不同的外包模式，以提高企業(yè)運轉效率，促進企業(yè)發(fā)展。
    企業(yè)不同發(fā)展階段，外包模式也不同
    企業(yè)成立初期：這些事可以外包
    工商注冊：行政手續(xù)可能是公司成立前比較頭疼的問題，現在有很多第三方服務公司可以幫助創(chuàng)業(yè)者完成工商注冊、商標注冊等工作。前提是要記得先核準好公司資質！
    部分人事外包：在公司創(chuàng)業(yè)初期沒有專職的HR，但公司內的初期團隊已經形成，相應人事工作還是比較繁雜，這時可以找一些人力資源機構幫忙。他們?yōu)槠髽I(yè)代辦員工入職、離職、繳納社保/公積金等服務。
    財務管理：企業(yè)在初創(chuàng)時期，現金流比較簡單，在稅收上也沒有很大的支出的話，公司的財務管理可以外包，由財務外包公司幫助初創(chuàng)企業(yè)處理賬目核算、工資管理、納稅申報等工作；同理，在選擇財務外包公司時，最好要記得審查其資質。
    IT建設外包：初創(chuàng)公司唯一的目的是活下去，尤其是在前期開拓市場的情況下。所以企業(yè)在創(chuàng)立初期，創(chuàng)業(yè)者要把每一分錢都花在刀刃上。而網絡作為當今辦公不可或缺最為重要的組成部分，企業(yè)可借助IT服務商的專業(yè)經驗，幫助企業(yè)進行初期的IT基礎規(guī)劃、設備選型與具體實施服務。部分企業(yè)將前期的網絡建設交給裝修方一并處理，這是不可取的，裝修關注的用戶需求，但無法考慮用戶需求對設備性能的要求，往往導致網絡慢、無線不穩(wěn)定、信息點不到位、辦公協同差等，嚴重影響今后的辦公效率與用戶體驗。
    企業(yè)發(fā)展期：這些事可以外包
    法務外包：發(fā)展擴張期的企業(yè)面臨多種新的需求，勞動政策、股權激勵、融資機會等，不斷變化的外部環(huán)境和法律規(guī)定使得企業(yè)在未有能力處理這些問題之前，很有必要尋找法務外包服務。
    IT咨詢與IT外包：這時企業(yè)處于擴張階段，各部門相應成立，人員增多，企業(yè)開始注重流程的建設與內部協同，ERP/OA、數據庫、數據共享、文檔加密、網絡安全、云辦公等需求應運而生，企業(yè)可引入IT服務商成熟的經驗與案例，降低項目風險與投資。
    企業(yè)穩(wěn)定期：這些事可以外包
    獵頭服務：我們經?？吹胶芏喙緸榱藢ふ倚袠I(yè)大咖而花費很多心思，多方打聽、重金求聘等；這樣比較有難度的招聘工作可以考慮外包給獵頭公司，通過有資源的獵頭公司接觸到更多行業(yè)資深人士，它們也能為企業(yè)客戶挖掘匹配度高的行業(yè)人才。
    法務外包：對于穩(wěn)定期的企業(yè)來說，它涉及的法律問題相對固定，管理層對其可能遇到的法律問題也較為熟悉，日常的法律事務已逐漸成為一種常規(guī)的工作。對這些企業(yè)來說，外聘法律顧問主要會用于一些訴訟處理場合。
    IT運維外包：企業(yè)進入穩(wěn)定期，如何以更具競爭力的成本應對市場競爭成為企業(yè)最為關注的運營目標。這時，IT系統(tǒng)相對成熟，日常的故障、維護需要專人進行管理，企業(yè)通過自身聘請專人不僅費時費力，而且犧牲了企業(yè)靈活用工，增加了企業(yè)的運營成本。企業(yè)通過IT運維外包的方式，不僅降低運營成本，還有望得到更專業(yè)的服務，讓企業(yè)集中精力發(fā)展自身核心業(yè)務。
    常見的九種IT外包陷阱
    1、換提供商而不是解決根本原因
    IT領導者認識到數字時代敏捷性的重要性，他們已經制定了更短的外包合同——通常與多個提供商——保持靈活性和杠桿作用。但是，有些外包客戶過于關注更換供應商，忽視了組織在互動中所扮演的角色。IT服務買家應該花時間充分理解他們在成功的采購關系中所起的作用，而不是不假思索地指責服務提供商。
    2、專注于解決方案，而不是問題
    IT領導者在簽署任何IT服務交易之前，需要投入時間來確定他們試圖解決的業(yè)務問題或他們想要達到的結果。這意味著讓商業(yè)伙伴和用戶參與對話。這種做法可能表現在頻繁的變更請求，并且需要專門的專家資源來支付額外的費用，這兩方面都會淡化商業(yè)案例并影響外包的信心。
    3、簽約創(chuàng)新
    公司正努力在動態(tài)數字時代展開競爭，它們指望IT服務提供商提供幫助是很自然的。唯一的問題是，寫一個顛覆的RFP幾乎是不可能的。在大多數情況下，真正限制創(chuàng)新的不是服務提供商而是企業(yè)。
    讓供應商團隊參與進來并尊重他們的想法。創(chuàng)新來自為創(chuàng)新創(chuàng)造條件的領導層。你可能無法執(zhí)行所有的想法，但是沒有一個想法能夠抑制供應商和客戶團隊的創(chuàng)造力。
    4、低估人的作用
    很多IT和業(yè)務領導者未能規(guī)劃外包環(huán)境所需的重大改變。因此，他們往往在實現預期的結果時會遇到嚴重的障礙。很多時候，領導者認為當前的組織可以處理新的服務交付模式，直到他們突然明白他們不能。
    確保關鍵員工有一個安全的過渡過程，制定再培訓計劃，并根據需要引進新人才是至關重要的。
    5、對轉型不夠重視
    從保留的IT組織轉移到服務提供商是外包業(yè)務中的一個關鍵點，需要大量的規(guī)劃和監(jiān)督。忽視轉型戰(zhàn)略的公司可能會遲遲得不到利益或遭到利益損失，利益相關者失去信心和支持導致業(yè)務中斷。
    外包客戶和提供商應該在這樣的情況下開始接觸--對基準環(huán)境(包括流程、系統(tǒng)、服務水平、數量、合同和例外情況)有明確和一致的理解，并明確計劃知識轉移過程。
    IT領導者還應該提前計劃交付周期較長的項目，比如必須建立的技術、必須獲得的技術或需要招募的團隊成員。最重要的是，他們應該建立一個強大的過渡團隊或能大事化小的計劃管理辦公室。
    6、通過服務級別協議(SLA)進行管理
    服務水平協議詳細說明了供應商對服務類型和質量的期望，并在未滿足要求時提供補救措施仍然是任何IT服務合同的關鍵組成部分。盡管經過深思熟慮的服務水平協議是必要的，但它們不足以確保提供商在外包業(yè)務中的表現。
    “選擇和管理正確的服務水平是一個關鍵的過程，一個活躍的過程。這不是一撮而就的”。IT服務買家必須在合同的整個生命周期中評估并尋找改進方法。
    7、治理方面投入不足
    必須擁有一個強大的治理模型和框架，包括服務交付管理團隊、業(yè)務涉眾、管理人員和供應商管理團隊。否則將會導致內斗，服務退化，需求得不到滿足以及成本超支。
    此外，IT領導者還應該注意到，外包關系早期階段的治理模式和框架需要發(fā)展，以實現穩(wěn)態(tài)管理。
    8、依靠外包模板
    “IT領導者永遠不應該服從另一個組織的方法。相反，他要確保有深思熟慮的組織需求，并認真思考如何規(guī)劃和指定外包交易，以為其獨特情況增值。外包最佳實踐需要確定企業(yè)的正確范圍，財務框架和風險狀況，及確定其目標、目的和文化。”
    9、對條款和條件采取強硬手段
    在外包談判期間堅持過分嚴格的條款可能會影響供應商的商業(yè)模式，并拖累客戶。例如，某些合同原則對價格有直接影響。所以在簽約時，談判的目標應該是確保與組織的要求保持一致，而不是讓供應商處于最緊張的狀態(tài)。
    企業(yè)選擇IT外包的七點戰(zhàn)略分析
    外包能帶來成熟的經驗、高效率的方法與成本的降低，但同時，企業(yè)也應關注其風險并審查外包公司的專業(yè)程度。首先是信息安全的風險，任何企業(yè)都有商業(yè)秘密，把IT系統(tǒng)尤其核心信息系統(tǒng)的建設、運營和維護外包給IT服務提供商后，如何保證企業(yè)的商業(yè)秘密文件不被泄露出去是一個關鍵考慮的因素。因此，在外包時CIO既要謹慎又要積極防范風險。
    減少核心業(yè)務外包。根據調查，企業(yè)信息泄露的80%來自企業(yè)內部，例如來自對公司或領導不滿的員工等。公司在決定IT外包之前，必須確定外包的部分包含的公司數據量較少。因此，外包是否會泄露公司信息取決于外包的業(yè)務內容。
    明確合同信息。有些外包商為了促成生意，通常很快就讓CIO簽合同，而且許諾以后有需求可隨時聯系、隨時改動。這時候合同可以簽，但一定要在合同上體現以下幾點：1）明確退出機制、限制機制，例如在合同期內，發(fā)包方不準另找軟件開發(fā)商。2）明確驗收與支付標準。3）后期維護內容，合同里一定要明確后期可能會產生哪些費用，費用標準是什么等等。4）明確收回的權力，運維要求高或頻繁的項目外包時，一定要標明項目“回包”機制，就是收回項目自主運營。簽訂合同時就需要掌握四大關鍵詞：SOW（工作說明書）、KPI、獎罰以及特別條款。合同越細，日后管理也就越輕松。
    制定外包工作進行期間的規(guī)范，例如，不得攜帶存儲設備進入工作場地等。
    法規(guī)制約。檢查外包公司是否遵循數據隱私法案和特殊行業(yè)法規(guī)，例如薩班斯法案、HIPPA、ISO20007等。
    技術保證。檢查外包供應商是否具備保障信息安全的技術條件。
    保密政策。公司在選擇外包供應商之初，應該首先查看外包供應商的保密政策，并在外包合同中明確保密協議和信息泄露后的責任歸屬。
    外包商的選擇。在確定外包商前要做好調查，包括商家規(guī)模、經驗、信譽等。在外包商的選定上，最好篩選出兩三家，營造一個有競爭性的環(huán)境。